Getting Thing Done EN
Getting Thing Done
5 ขั้นตอนจัดการชีวิตพิชิตความสำเร็จ
แนวคิด Getting Things Done หรือเรียกย่อๆ ว่า GTD คือแนวคิดที่ช่วยให้เราสามารถบริหารจัดการงาน หรือสิ่งที่ต้องทำ ให้สำเร็จและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ (productive) โดยไม่ต้องเปลืองพลังงานสมอง
โดยแนวคิดนี้ถูกคิดค้นขึ้น David Allen ผู้เขียนหนังสือ Getting Things Done ซึ่งแนวคิดนี้ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในแนวคิดที่ช่วยจุดประกายเรื่องของการจัดการการทำงานให้มีประสิทธิภาพ (Productivity) เริ่มให้เป็นที่พูดถึงในวงกว้างขึ้น
แล้วเราจะเริ่มทำตามหลัก Getting Things Done จากตรงไหนล่ะ ?
ก่อนที่จะเริ่มทำตามหลักทั้ง 5 ขั้นตอน อันดับแรก คือการเตรียมเครื่องมือให้พร้อมก่อน
- สำหรับคนที่ไม่สะดวกใช้อุปกรณ์อิเลคทรอนิกส์ก็แนะนำเป็นแบบง่าย ๆ เลย เช่น สมุด กระดาษโน๊ต ปากกาสีต่างๆ ปฏิทินตั้งโต๊ะ ฯลฯ
- ส่วนคนที่ชอบทำงานผ่านคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน ก็สามารถใช้แอปพลิเคชั่นต่าง ๆ เข้ามาช่วยได้ เช่น App To do list, App ปฏิทิน, Note App,
เมื่อเตรียมเครื่องมือต่าง ๆ ครบแล้วเราก็มาเริ่มทำตามหลัก Getting Things Done ข้อที่หนึ่งกันเลยค่ะ
ขั้นตอนที่ 1: Capture (รวบรวมทุกสิ่งที่ต้องทำ)
ขั้นตอนแรกคือการรวบรวมข้อมูลหรือสิ่งที่คุณต้องทำหรือต้องการที่จะทำ ใน 1 วัน 1 เดือน หรือ 1 ปี ออกมาเป็นข้อ ๆ แล้วทำการจัดสิ่งที่คุณ List ออกมาทั้งหมดลงในกระดาษหรือแอปพลิเคชั่นที่คุณเลือกให้งาน และทำการตั้งชื่อให้สิ่งเหล่านี้ เช่น สิ่งที่ต้องทำ, To do เพื่อสื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: Clarify / Process (ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร)
ขั้นตอนที่สองคือการจัดการกับสิ่งที่คุณได้รวบรวมในข้อที่หนึ่ง โดยทำการวิเคราะห์ในสิ่งที่คุณต้องทำในแต่ละอย่างคุณจะทำอย่างไรกับมันมันถึงจะหมดหรือออกไปจาก List ของคุณ
- ถ้าบางสิ่งใน List ของคุณสามารถทำให้เสร็จได้ภายใน 2-3 นาที คุณก็สามารถจัดการหรือทำงานนั้นให้เสร็จได้ทันที่ เพื่อลดจำนวน List ให้น้อยลง
- ถ้าบางงานหรือบาง List ต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนในการทำงานที่หลายขั้นตอน ให้คุณนำ List นั้น ไปสร้างเป็น Project ใหม่ เพื่อกำหนดขั้นตอนในการทำงานใน Project นั้น
ขั้นตอนที่ 3: Organize (การจัดระเบียบ แยกหมวดหมู่)
ขั้นตอนที่สามคือการ จัดระเบียบและแยกหมวดหมู่งานให้ไปอยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม อาจใช้แอปพลิเคชั่นที่เป็น To Do List หรือเขียนลงในกระดาษ เพื่อแยกงานแต่ละประเภทให้เห็นภาพที่ชัดเจน เช่น
- สิ่งที่ยังไม่มีวิธีการทำให้สำเร็จ
ให้แยกเก็บดังนี้
– ทิ้งไป
– เก็บในรายการ “someday/maybe” เพื่อรอให้ถึงเวลาที่ทำได้
– เก็บในรายการ “reference resource” เพื่อเป็นข้อมูลไว้ใช้ เมื่อถึงเวลาที่ทำได้ - สิ่งที่สามารถทำได้ด้วยตนเองใน 2 นาที
– เก็บในรายการ “Completed” ทำเสร็จแล้ว - สิ่งที่ใช้เวลามากกว่า 2 นาที หากมีขั้นตอนที่ซับซ้อน
– เก็บในรายการ “Project” เพื่อแยกย่อยงานแต่ละขั้นออกมา - เรื่องที่มอบหมายให้ผู้อื่นทำ
– เก็บในรายการ “Waiting For” โดยระบุวัน ที่จะติดตามงานเอาไว้ - หากเป็นเรื่องที่ทำด้วยตนเอง
– เก็บในรายการ “Next Actions” สำหรับงานที่จะลงมือทำอย่างเร็วที่สุด เมื่อเคลียร์งานที่ทำได้ใน 2 นาที หมดแล้ว
– เก็บในรายการ “Calendar” สำหรับงานที่ต้องทำในวันเวลาและกำหนด (ควรตั้งเวลาเตือนไว้)
ขั้นตอนที่ 4: Reflect / Review (ตรวจสอบและทบทวน)
หลังจากจัดการงานต่างๆให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสมแล้ว คุณต้องทำการตรวจสอบรายการต่าง ๆ ทั้งหมด ให้บ่อยครั้งอย่างเหมาะสม ตรวจดูปฏิทินประจำวันว่าวันนี้ที่มีงานที่ต้องทำหรือมีงานค้างอยู่หรือไม่ และสรุปผลตลอดทั้งสัปดาห์ เพื่อที่จัดการ To do list ของเราให้เข้าที่เข้าทาง และพร้อมสำหรับรับมือการทำงานในสัปดาห์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 5 : Engage (ดำเนินการตามแผน)
เมื่อวางแผนจาก 1-4 แล้ว สิ่งที่เราต้องทำต่อคือการดำเนินการตามแผนที่วางเอาไว้พยายามทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จและไปอยู่ในรายการ “Completed”
และถ้ามีสิ่งใหม่เข้ามาให้รีบบันทึกลงในรายการที่ต้องทำ
****************************************
และนี่คือ GTD : Getting Things Done ของ เดวิด อัลเลน ฉบับย่อ ที่เราได้นำมาสรุปเพื่อแนวทางในการวางแผนการทำงาน หากท่านที่สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถหาอ่านได้จากหนังสือชื่อ Getting Things Done
--------------------------
ทดลองใช้งาน DIGIDOCS ฟรี !
ลงทะเบียนใช้งานฟรี : www.digidoc.asia
ข้อมูลเพิ่มเติม : www.s-next.co
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม : LINE : @s-next
Call : 063-213-9857
#ทำเรื่องเอกสารให้เป็นเรื่